How to Write Emails People Will Actually Read

Ich arbeite noch kein Jahrzehnt und dennoch könnte ich endlos viele Beispiele von miesester E-Mail-Kommunikation aufzählen. Vermutlich liegt es daran, dass man in der Schule nur gelernt hat, wie ein anständiger Brief auszusehen hat, nicht aber, was beim Schreiben einer E-Mail zu beachten ist. Was auch immer die Gründe sein mögen, schlecht geschriebene und formatierte E-Mails machen mich wahnsinnig. Heute möchte ich an einem Beispiel ein paar Grundregeln aufzeigen, die nicht schwer zu lernen sind und die die Kommunikation im Büro sowie im Privatleben deutlich angenehmer gestalten würden. Wichtig ist dabei zu wissen, dass ich diese E-Mail so niemals erhalten habe. Vielmehr habe ich versucht, jegliche Grausamkeiten elektronischer Kommunikation in eine einzige Nachricht zu packen. Hier muss sich daher nicht eine bestimmte Person angesprochen fühlen, sondern mindestens zehn. Lasst uns nun einen Blick auf dieses grausame E-Mail-artige Wesen werfen, okay?

I have not even been working for ten years now but I could already give you a far too long list of crappy emails. School probably missed to teach us how to write them and only gave us the rules for letters on actual paper. Whatever the reasons, I wish people would stop sending me badly written and formatted emails. Today I will introduce you to some very easy basic rules with the help of a really bad email. These rules will improve your electronic communication at the office as well as in your private life. Please note that I have never actually received this email. It is a collection of all the sins I've seen. So there should not be a single person feeling guilty of doing this but at least ten! Let's take a look at that horrible email thingy, okay?

The Email Monster

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Was ist hier falsch?

1. "Saturday" ist keine Betreffzeile! Nutze den Betreff, um den Betreff klarzumachen. Es braucht keinen ganzen Satz, aber der Empfänger sollte wissen, worum es in dieser E-Mail geht. Falls du gerne mal die Betreffzeile leer lässt, LASS DAS! Jeder hasst E-Mails ohne Betreff, jeder!
2. "Hi" ist nur dann eine vollständige Anrede, wenn du eine Firma anschreibst und den Namen des Ansprechpartners nicht kennst. Wenn du den Namen kennst, füge ihn ein. Das ist wirklich die grundlegendste Art von Höflichkeit und kostet dich zwei Sekunden! 
3. In der ganzen E-Mail gibt es kein einziges "bitte". Wenn du etwas von jemandem willst oder braucht, schreib "bitte". Dieser Punkt ist nicht diskutierbar.
4. Zur Formatierung: Vermeide kursiv, fett, rot, unterstrichen usw. Achte auf eine klare und konsistente Formatierung. Dadurch wird deine Nachricht leichter lesbar. Achte auch darauf, unnötige Leerzeilen zu entfernen. Manche denken, dass eine E-Mail dadurch leichter lesbar wird. Ein Blick auf das Beispiel oben sollte dich vom Gegenteil überzeugen.
5. Zum Inhalt: Mach deine E-Mail so lang wie nötig und so kurz wie möglich. Wenn du ein Monster wie dieses geschrieben hast, geh es noch einmal durch und komme auf den Punkt. Lösche alle unnötigen Doppelungen. Ja, das dauert, aber du willst, dass der Empfänger deine Nachricht liest und versteht, oder?
6. Jeder hasst zig Anhänge, außer es sind die Schnappschüsse von der letzten Party. Schick so wenige davon wie möglich und benenne sie eindeutig!

What is wrong here?

1. "Saturday" is no subject line! Use the subject line to make the content of your email as clear as possible. You don't have to write a whole sentence but let the recipient know what your email is about. You are one of those people who tend to leave the subject line blank? STOP IT! Everyone hates that, everyone.
2. "Hi" is only a proper greeting if you do not know the name of the recipient. That may happen if you write to a company. If you know the name of the recipient, PUT IT DOWN. It's called politeness and appreciation - in its most basic form. Be so kind and take two seconds to type a name - that is all it takes. 
3. There is no "please" in the email above. If you want something from someone, always include "please". Just do it, this point is not up for discussion.
4. About formatting: avoid italics, red, bold, underlined and the like. Keep your formatting low key and consistent. That makes your email a lot easier to read. Also please avoid too many blank lines. Some think it makes the email easier to read. Look at the example above - it doesn't.
5. About content: Make your email as long as necessary but as short as possible. If you've written a monster like the one above, read it again and try to make it concise. Yes, that does take time but you want your recipient to read and understand what you want, right? 
6. Everyone hates emails with loads of attachments - unless they are fun shoots from the last party. Also make sure they are clearly named. 

How it Could Have Been

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Welch eine Erlösung! Tut euren Kollegen und Freunden eine Gefallen und schreibt ordentliche E-Mails.

What a relief! Please be so kind to your colleagues and friends and write them emails that do not torture them.